Fișa structurii de cost pe faze
Document cu coloane pentru fiecare fază a proiectului, linii de buget, tip de cost (fix sau variabil) și responsabilul liniei. Se completează în ziua întâi, pe baza scenariului fictiv primit.
Materiale de lucru
Dosarul cu care pleacă fiecare echipă, nu doar un set de slide-uri.
Fiecare document de mai jos este completat, nu doar prezentat, în timpul celor două zile de simulare pe proiectul fictiv al echipei.
Un birou plin de foi
La finalul primei zile, masa fiecărei echipe arată identic: un flipchart cu faze desenate, un formular de structură de cost pe jumătate completat și primele numere înregistrate pentru luna unu. Nimic din materialele de lucru nu rămâne teoretic mult timp.
Mai jos sunt cele patru documente construite treptat pe parcursul workshopului, fiecare legat direct de un modul din curriculum.
Jurnalul de abateri lunare
Tabel simplu cu buget planificat, cost angajat și cost realizat pentru fiecare lună, plus o coloană pentru pragul de alertă stabilit pe fiecare fază de proiect.
Formatul de raport lunar
Structură de o pagină, cu trei secțiuni fixe: situația bugetului, explicația abaterii identificate și impactul estimat asupra fazelor următoare ale proiectului.
Șablonul deciziei corective
Fișă de argumentare cu opțiunile de decizie disponibile, motivul alegerii finale și legătura acesteia cu raportul lunar deja redactat pentru proiectul fictiv.
Toate materialele sunt construite exclusiv pentru scopuri educative, pe baza unor proiecte fictive. Ele reprezintă un cadru de lucru general și nu iau în calcul particularitățile financiare sau contabile ale unei organizații reale. Adaptarea acestor formate la un context real ar trebui discutată cu un specialist financiar sau contabil autorizat.